今回は、時間予約サイトのリリースと運用について説明します。リリースの手順は、他のWEBサイトで説明した内容と同じで、完成判断、動作確認、リリースの順で行います。作業漏れをなくすため、しっかりドキュメントを準備して確認しながら行います。
運用は、ビジネスに対する法的な責任が発生しますので、トラブルを回避するため、必ず運用マニュアルを作成し作業漏れがないようにします。運用マニュアルは業務運用マニュアルとシステム運用マニュアルに分けておく必要があります。業務マニュアルは、宿泊ビジネスのやり方に沿って業務手順を明記します。システム運用マニュアルはECサイト、ビジネスサイトとブログサイトと同様の保守作業に関する手順を明記します。
リリース
リリース手順について、１．完成判断、２．動作確認、３．リリースの順番で説明します。今回、最も注意するところは動作確認です。時間予約サイトでは多くの設定をしましたので、それらの動作確認をもれなく実施する必要があります。お客様の予約が発生しますので、トラブルが発生しないようにしっかり確認しましょう。
- 完成判断
- 要件定義での条件（要件）がクリアしているかを判断します。ただし、今回は時間予約サイト専用プラグインであるAppointment Hour Bookinを利用していますので、時間予約サイトの一般的な機能は網羅しています。実現できていない機能が本当に必要か再検討する必要があります。
- 以下に要件から定義した機能の実現可否を示します。
- 顧客管理機能と分析機能以外はすべて実現できました。顧客管理と分析はWEBサイトでやる必然性はありませんので、これはExcelなどの代替案で対応します。
- 以下に実現できたページ構成図を示します。ページ構成は、すべてが、当初の想定通りに作成できました。
- 以下に実現した画面レイアウトを示します。画面レイアウトは、すべてが、想定通りに完成しました。
- 上記のように要件定義書の機能、ページ構成、画面レイアウトを確認した結果、時間予約サイトを行う上で大きな問題はないので、完成と判断し、リリースすることとします。
- 動作確認
- リリースする前に動作確認が必要となります。システムも製品ですから、実際に利用する前にすべての確認テストが必要ですが、WordPressを利用することでテストは省略できます。WEBサイトの品質はWordPress本体、テーマ、プラグインの品質に依存します。ただし、プラグインやテーマがWordPressのバージョンに対して互換性が確認できていない場合、プラグインとテーマの品質保証ができなくなりますので、すべての機能をテストする必要があります。そのため、テーマとプラグインは、利用しているWordPressとバージョンの互換が取れているものを選ぶ必要があります。
- 時間予約サイトは、設定が多く顧客の予約が発生しますので、ダブルブッキングや予約漏れなどのトラブルが起きないよう、動作確認を正確に行う必要があります。また、誤字や脱字、画像違いなど、外観確認も確実に実施します。確認項目が多いので、必ずテストリストを作成し、確認結果を記録しておきます。以下にテストリストのサンプルを示します。
- リリース（ブログサイトのリリースの例となっています。）
- テストリストの確認ですべてOKになったらシステムのリリースをします。リリースの流れはテスト環境から本番環境に移行する手順になります。レンタルサーバの会社によって手順が異なりますのでここでは、『お名前ドットコム社』での例を動画で示します。
運用
- リリース後は運用フェーズに入ります。運用マニュアルはリリース前に準備します。運用はシステム運用と業務運用の2種類となります。小規模なビジネスでは一人でやる場合もあります。システム運用はトラブル対応以外は定型業務が主体となります。業務運用は顧客対応なので臨機応変な対応になります。
システム運用について
- 以下にシステム運用の項目と内容のサンプルを表に示します。
- セキュリティ管理
- ウィルス対策はサーバで対応しますのでレンタルサーバ会社が行います。基本的には何もする必要がありません。レンタルサーバ会社の対策を確認しておきましょう。
- 不正アクセスとサーバー攻撃はプラグインソフトで対応します。運用手順としてはそれらのプラグインソフトの確認手順、確認の頻度、アラームが発生した場合の対応となります。
- 脆弱性対策は、WordPress、テーマ、プラグインの開発元で対応しますので、常に最新版にアップデートするようにします。ただし、アップデート手順はリリース管理の手順書に明記します。）
- リリース管理
- リリース管理は、WordPress、テーマ、プラグインなどソフトごとに手順書を作成します。手順は新バージョンの確認、バックアップの取得、バージョンの記録、更新後の動作確認などとなります。
- コンテンツ管理
- 固定ページは変更管理手順を明記します。
- 投稿ページは既存ページの変更手順と新ページのリリース手順を明記します。
- メディアライブラリは追加、変更手順を明記します。
- ユーザ管理
- ビジネスサイトは複数のユーザが利用しますので、ユーザの権限を最初に規定しておく必要があります。2-5段階ぐらいに権限を規定して、ユーザに付与します。
- 手順はユーザ申請手順、ユーザ付与手順、ユーザリスト更新手順を明記します。
- 機能改善
- 機能改善は、改善レベルを規定しておく必要があります。要件の変更レベルになると機能改善のレベルではなく、プロジェクトを実施する必要があります。
- 改善には時間やコストが発生しますので必ず要望の実施可否判断を行う必要があります。
- 手順は改善要望手順、改善実施判断手順、改善手順、リリース手順など明記します。
- バックアップ
- バックアップはレンタルサーバで行っているサービスもありますので、そちらと合わせてルールを決める必要があります。
- 例えば、お名前.comのサービスではサーバ単位で毎日（保存期間2week)自動バックアップされます。そこで、サーバ単位での毎日のバックアップはお名前.comのものを利用して、運用としては毎月のバックアップにする。
- ルールは定期的なバックアップと任意のタイミングのバックアップについて決めて、それぞれの実施手順を明記します。
- バックアップは手動でも取れますが、プラグインを利用して簡単にバックアップ/復元ができます。以下にプラグイン（UpdraftPlus)の利用例を動画で示しますので参考にしてください。動画はビジネスサイト編と同じものになります。
- バックアップはレンタルサーバで行っているサービスもありますので、そちらと合わせてルールを決める必要があります。
- 広告管理
- アフィリエイトを実施する場合、広告収入などを管理します。
- 収入管理なので業務側でやるか運用側でやるか決めます。
- 手順は利用するアフィリエイトサービスプロバイダーによって若干異なります。
- トラブル対応
- トラブル対応は、トラブルのレベルに合わせ対応手順をあらかじめ決めておく必要があります。大きな障害時には、すぐにサイトを停止する必要があります。
- トラブル対応は、必ずレポートにまとめておきましょう。
- 手順はトラブル発生報告手順、トラブルレベル判断、対応手順、クロージング手順などを明記します。
業務運用について
- 業務運用は非定型な業務が発生しますが、運用マニュアルには、項目をしっかり明記しておく必要があります。以下に業務運用の項目と内容のサンプルを示します。ただし、以下の内容は時間予約サイトにかかわる部分の業務に限定しています。
- 予約案件管理
- レッスンや会議室の新規追加や登録内容の変更に対応します。そのマスターデータとなる予約案件リストと価格表の管理を行います。さらに画像も管理します。
- ユーザからのコメントなどの内容を確認し、必要であれば対応します。
- 予約管理
- サイトの予約管理画面に予約一覧が表示されますので、進捗によってステータスを変更して予約の進捗を管理します。
- 顧客管理
- 顧客リストをベースにサービス向上を進めます。
- 売上管理
- 売り上げを把握し、経理台帳に計上していきます。
- アクセス管理
- Google Search ConsoleとGoogle Analyticsにより顧客のアクセス状況を把握し、サイトを改善していきます。
- レポートとアナリティクスを確認し、売れ筋の商品を確認します。
- 集客・販促プロモーション
- アクセス解析からメルマガ、SNS、キャンペーン、新商品の投入などの活動を行います。
まとめ
- 時間予約サイトのリリースと運用について説明しました。リリースは完成判断⇒動作確認⇒リリースの手順に従って行ってください。
- リリースの動作確認は大変重要です。時間予約サイトでは顧客の予約が発生しますので、設定通り動くことをしっかり確認する必要があります。そのため、今回提示したようなテストシナリオを作成して確実に確認していきます。
- 運用は、必ず運用マニュアルを作成し、手順を明確にしておくことが重要です。運用マニュアルはシステム運用と業務運用に分けてマニュアル化します。しっかりしたマニュアルと記録を取ることで、トラブルに強いサイトとなります。
- 業務運用は非定型な業務が発生しますが、作業項目は共通ですので、マニュアルには項目をしっかり明記しておくことが重要です。
本講座では極力簡単に説明していきますが、それでも、わかりにくい点やご意見があれば、記事下のコメント欄、もしくはContactメールでお知らせください。皆さんと一緒にこのコンテンツを作っていきたいと思いますのでよろしくお願いいたします。
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